E-Rechnung ab 2027: Der blinde Fleck Archivierung

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Die meisten Checklisten behandeln Format und Versand. Kaum jemand fragt, wo die E-Rechnung in zwei, fünf oder acht Jahren noch liegt – und ob Du sie dann prüffähig vorzeigen kannst. Genau das ist der blinde Fleck bei der E-Rechnung 2027: die Archivierung.

Dieser Beitrag ergänzt die Checkliste zur Umstellung. Dort geht es um den Weg zur E-Rechnung, hier um das, was danach passiert. Er ist keine Rechtsberatung – lass die Details mit Deiner Steuerberatung abklären.

Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Umsätze. Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen, die in § 27 Abs. 38 UStG geregelt sind:

Bis 31. Dezember 2026: Papier oder PDF sind weiterhin erlaubt (E-Rechnungen in anderen Formaten nur mit Zustimmung des Empfängers).
Leistungen im Jahr 2027: Papier und PDF bleiben nur zulässig, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr „nicht mehr als 800.000 Euro“ betragen hat. Wer darüber liegt, muss ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
Ab 1. Januar 2028: Die Übergangsregel läuft aus, die E-Rechnung gilt für alle inländischen B2B-Umsätze.

Maßgeblich ist also der Umsatz des Vorjahres. Für 2027 zählt der Gesamtumsatz 2026. Der Gesetzestext sagt „nicht mehr als“ – bei genau 800.000 € greift die Übergangsregel noch. Ob Du darüber liegst, solltest Du jetzt aus Deiner Buchhaltung ablesen, nicht im Januar.

Warum ist Archivierung bei E-Rechnungen anders?

Bei einer Papierrechnung ist das Original ein Blatt, das Du einscannen konntest. Bei einer E-Rechnung ist das Original ein strukturierter Datensatz (XML), den Software maschinell auswertet. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung steckt dieses XML in einer PDF-Datei, bei XRechnung ist es die ganze Datei.

Das hat eine unbequeme Konsequenz: Ein ausgedrucktes oder als reines Bild abgelegtes PDF ist nicht mehr das, was das Finanzamt als Rechnung betrachtet. Nach den GoBD in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14. Juli 2025 ist nach Darstellung mehrerer Steuerberater der strukturierte Teil maßgeblich. Das PDF-Bild eines ZUGFeRD-Dokuments ist dann nur aufzubewahren, wenn es steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke. Prüfe diese Einordnung vor der Umsetzung im Originaltext des BMF-Schreibens.

Das Ziel ist klar: Die E-Rechnung muss unverändert, lesbar und maschinell auswertbar bleiben – während der gesamten Aufbewahrungsfrist.

Wie lange musst Du E-Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen zählen zu den Buchungsbelegen. Nach § 147 Abs. 3 AO gilt dafür eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre brachte das Bürokratieentlastungsgesetz IV ab 2025. Handels- und Geschäftsbriefe haben sechs Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse weiterhin zehn Jahre.

Achtung: In vielen Ratgebern und Softwarebeschreibungen steht noch „10 Jahre“. Das ist veraltet oder bezieht sich auf andere Unterlagen. Außerdem laufen Fristen erst ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist – und Unterlagen, die für laufende Verfahren relevant sind, darfst Du nicht einfach löschen.

Welche Archivierungslücken sehe ich in der Praxis?

Aus meiner Arbeit mit Finanzprozessen in kleineren und mittleren Unternehmen kehren immer dieselben Muster wieder:

Das Postfach ist das Archiv. E-Rechnungen liegen als Anhang in einem Outlook-Ordner. Das ist weder unveränderbar noch revisionssicher indexiert, und es endet spätestens mit dem Mitarbeiterwechsel.
Nur das PDF wird abgelegt. Die Buchhaltung speichert das lesbare Bild, das XML geht beim Import verloren oder wird nicht mitarchiviert.
Das ERP wandelt um. Einfache Systeme lesen die XML-Daten ein, speichern aber nur Felder in der Datenbank. Das Original-XML ist nicht mehr abrufbar.
Keine Verfahrensdokumentation. Niemand hat beschrieben, wie E-Rechnungen eingehen, geprüft und abgelegt werden. Genau das erwartet die GoBD aber.
Der Rückweg fehlt. Es gibt keinen Test, ob sich eine acht Jahre alte E-Rechnung noch öffnen und gegen ihre Prüfsumme oder ihren Zeitstempel belegen lässt.

Welche Fragen solltest Du Deinem System stellen?

Stell Deinem ERP, Deiner Buchhaltungssoftware oder Deinem DMS vor dem 1. Januar 2027 diese Fragen:

Wird das Original-XML (bzw. die komplette ZUGFeRD-Datei) unverändert gespeichert – für Eingangs- und Ausgangsrechnungen?
Kann ich zu jeder Buchung die zugehörige E-Rechnung direkt aufrufen?
Ist sichergestellt, dass Dateien nach dem Ablegen nicht mehr geändert werden können (Schreibschutz, Versionierung, Protokoll)?
Gibt es einen Export, mit dem ich bei einer Betriebsprüfung die Daten maschinell auswertbar bereitstellen kann?
Sind Backups getestet und liegen sie außerhalb des Produktivsystems – bei Cloud-Diensten in der EU?
Was passiert mit dem Archiv, wenn ich den Anbieter wechsle oder dieser den Dienst einstellt?

Wenn Du zwei oder mehr Fragen nicht beantworten kannst, hast Du eine Lücke, die Du vor dem Stichtag schließen willst.

Was solltest Du in den verbleibenden Wochen tun?

Umsatz prüfen: Gesamtumsatz 2026 gegen die 800.000-€-Schwelle abgleichen und entscheiden, ob Du 2027 ausstellen musst.
Archiv-Ist-Aufnahme: Wo liegen heute Eingangs- und Ausgangsrechnungen? In welchem Format?
Original-XML sichern: Sicherstellen, dass jede E-Rechnung unverändert abgelegt wird, nicht nur als PDF oder Datenbankeintrag.
Verfahrensdokumentation ergänzen: Eingang, Prüfung, Verbuchung und Ablage der E-Rechnung beschreiben.
Aufbewahrungsfristen hinterlegen: Acht Jahre für Rechnungen, Löschkonzept inklusive DSGVO.
Testlauf: Eine Beispielrechnung vom Eingang bis zum Abruf aus dem Archiv durchspielen.

Hilfreich für die Formatfragen ist auch der Vergleich XRechnung oder ZUGFeRD und die Tool-Übersicht zur Umstellung.

Fazit

Die Ausstellungspflicht ab 2027 ist kein Formatproblem, sondern ein Prozessproblem. Wer E-Rechnungen versenden kann, aber das Original-XML nicht acht Jahre lang unverändert und auswertbar vorhalten kann, hat die Pflicht nur zur Hälfte erfüllt. Kläre zuerst, ob Du die Schwelle überschreitest, und dann, ob Dein Archiv das Original wirklich bewahrt.

Wenn Du Unterstützung bei der technischen Seite brauchst – Prozessanalyse, Systemauswahl oder die Schnittstelle zwischen Buchhaltung und IT –, melde Dich gern. Als Fractional CTO helfe ich dabei, das mit Deiner Steuerberatung und Deinen Entwicklern sauber zusammenzubringen.