E-Rechnung: Zeitplan und warum Du jetzt handeln solltest

Die Einführung der E-Rechnung in Europa und speziell in Deutschland ist eine bedeutende Entwicklung, die den Rechnungsverkehr grundlegend verändert hat. Mit dem Ziel, Prozesse zu vereinfachen, Kosten zu senken und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, haben die EU und ihre Mitgliedsstaaten in den letzten Jahren eine Reihe von legislativen Schritten unternommen. In diesem Artikel werfen wir einen genauen Blick auf den Zeitplan der E-Rechnung, wie sie in den einzelnen EU-Mitgliedsstaaten implementiert wurde, und was sich in Deutschland ab dem 01. Januar 2025 ändert. Vor allem aber zeigen wir auf, warum es wichtig ist, jetzt zu handeln.

Der Weg zur E-Rechnung: Eine europäische Initiative

Die Geschichte der E-Rechnung in Europa beginnt mit der Richtlinie 2014/55/EU, die das Europäische Parlament und der Rat im April 2014 verabschiedet haben. Diese Richtlinie sollte den elektronischen Rechnungsaustausch in der öffentlichen Auftragsvergabe in der gesamten Europäischen Union vereinheitlichen. Ziel war es, die Interoperabilität zwischen den verschiedenen nationalen Systemen zu gewährleisten und die Bürokratie im grenzüberschreitenden Handel zu reduzieren.

Umsetzung in den EU-Mitgliedsstaaten

Die Umsetzung der E-Rechnungsrichtlinie verlief in den verschiedenen EU-Mitgliedsstaaten unterschiedlich schnell. Hier sind einige Meilensteine:

• April 2019: Stichtag für die EU-Mitgliedsstaaten, um die Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht umzusetzen. Ab diesem Datum mussten alle öffentlichen Auftraggeber in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
• Vorreiterrolle der nordischen Länder: Länder wie Dänemark und Schweden waren bereits Vorreiter bei der Einführung der E-Rechnung und hatten schon vor 2019 funktionierende Systeme etabliert.
• Deutschland: Deutschland hat die Richtlinie mit der Einführung des Standards XRechnung umgesetzt. Seit dem 27. November 2020 ist es für alle Rechnungen über 1.000 Euro, die an öffentliche Auftraggeber gestellt werden, Pflicht, diese im XRechnung-Format einzureichen.

Der E-Rechnung Zeitplan in Deutschland

Deutschland hat sich schrittweise an die Einführung der E-Rechnung herangetastet. Hier ist ein Überblick über die wichtigsten Daten:

• 2017: Erste gesetzliche Grundlage zur Einführung der E-Rechnung im öffentlichen Sektor mit dem E-Rechnungsgesetz (ERechG).
• November 2018: Die Verordnung zur Durchführung des E-Rechnungsgesetzes (E-RechV) tritt in Kraft und legt fest, dass die Bundesbehörden ab November 2019 E-Rechnungen empfangen müssen.
• November 2019: Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen für Bundesbehörden. Öffentliche Auftraggeber des Bundes dürfen keine Rechnungen in Papierform mehr akzeptieren.
• November 2020: Einführung der XRechnung als Pflichtformat für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber über 1.000 Euro.
• 01. Januar 2025: Wichtiger Stichtag: Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen und öffentlichen Auftraggeber in Deutschland elektronische Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch erstellen und versenden. Dies bedeutet, dass die E-Rechnung nicht mehr optional ist, sondern zur Pflicht wird – auch im B2B-Bereich.

Wer ist betroffen?

Die Einführung der E-Rechnung betrifft eine breite Palette von Unternehmen und Institutionen:

• Öffentliche Auftraggeber: Bereits seit 2019 sind Bundesbehörden verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Seit 2020 gilt dies auch für alle öffentlichen Auftraggeber auf Landes- und Kommunalebene.
• Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten: Alle Unternehmen, die Rechnungen an den öffentlichen Sektor stellen, müssen dies in Form von E-Rechnungen tun.
• Alle Unternehmen ab 2025: Ab dem 01. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von ihrer Größe, verpflichtet, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Dies gilt sowohl im B2B- als auch im B2G-Bereich (Business-to-Government).

Was ändert sich ab dem 01. Januar 2025?

Ab dem 01. Januar 2025 tritt eine bedeutende Änderung in Kraft: Die E-Rechnung wird zur Pflicht für alle Unternehmen. Das bedeutet, dass Rechnungen in Papierform oder als einfacher PDF-Anhang nicht mehr ausreichen. Unternehmen müssen ihre Prozesse so anpassen, dass sie E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) erstellen und versenden können.

Diese Änderung betrifft nicht nur den Rechnungsversand an öffentliche Stellen, sondern auch den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen. Unternehmen, die bis dahin keine E-Rechnungsprozesse implementiert haben, riskieren ernsthafte Compliance-Probleme und möglicherweise auch finanzielle Sanktionen.

Warum Du jetzt handeln solltest

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist nicht nur eine Frage der Compliance, sondern auch eine strategische Entscheidung für Dein Unternehmen. Hier sind die Gründe, warum Du jetzt handeln solltest:

• Vorbereitung auf gesetzliche Anforderungen: Je früher Du Dich mit der E-Rechnung auseinandersetzt, desto besser kannst Du sicherstellen, dass Dein Unternehmen die Anforderungen ab 2025 erfüllt. Die Implementierung neuer Prozesse benötigt Zeit und Ressourcen – eine frühzeitige Planung ist entscheidend.
• Kosteneinsparungen: Unternehmen, die bereits auf E-Rechnungen umgestiegen sind, profitieren von geringeren Kosten für Druck, Porto und Verwaltung. Darüber hinaus beschleunigt die elektronische Rechnungsstellung den Zahlungseingang und verbessert den Cashflow.
• Wettbewerbsvorteil: Wer frühzeitig auf E-Rechnungen umstellt, kann sich gegenüber Wettbewerbern, die noch auf Papierprozesse setzen, einen entscheidenden Vorteil verschaffen.
• Effizienzsteigerung: E-Rechnungen ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung, die Fehler reduziert und die Effizienz Deiner Finanzabteilung deutlich steigert.
• Zukunftssicherheit: Die Digitalisierung schreitet weiter voran, und Unternehmen, die auf E-Rechnungen setzen, sind besser auf kommende Herausforderungen vorbereitet.

Jetzt ist die Zeit zu handeln

Die Einführung der E-Rechnung ist kein Trend, der wieder verschwindet. Sie ist ein zentraler Baustein der digitalen Transformation und wird ab 2025 für alle Unternehmen in Deutschland Pflicht. Warte nicht bis zum letzten Moment – beginne jetzt mit der Umstellung und positioniere Dein Unternehmen für die Zukunft.

Wenn Du Unterstützung bei der Umstellung auf E-Rechnungen benötigst, stehe ich Dir gerne zur Seite. Gemeinsam entwickeln wir eine Strategie, die Dein Unternehmen fit für die E-Rechnung macht. Melde Dich einfach für eine unverbindliche Beratung!